Per lavorare col CRM occorre avere a disposizione delle anagrafiche, ovvero un elenco di nominativi che il nostro Call Center o la nostra Forza Vendite dovra' contattare.
Mediante alcuni semplici passaggi e' possibile importare nel CRM molte anagrafiche.

NOTA: se hai un gestionale (es. e/Impresa, e/satto, Impresa24, Navision, Sap, MicroArea, Metodo, ...) e' possibile attivare delle connessioni anagrafiche mono o bidirezionali automatiche.

Al termine della procedura i nomi saranno caricati in anagrafica e potremo iniziare a creare Campagne Marketing assegnando i nominativi agli operatori o alla forza vendite.

Gli archivi sono spesso acquisiti mediante un file esterno. Per importarli nel CRM, questo file deve essere in formato CSV.

Prima di importare e' meglio accertarsi di avere presente nel file i dati fondamentali (obbligatori), ovvero:
- Ragione sociale
- Telefono (attenzione: i fissi devono avere uno "0'' iniziale, mentre se sono cellulari possono iniziare con il "3''. Meglio evitare i prefissi internazionali se non servono, ma nel caso scriverli senza il "+'' iniziale e senza parentesi, es. 00390331xxxx)
- Portafoglio (e' un dato che si reperisce dal CRM, da Tabelle / Portafogli. In realta' questo dato si puo' anche omettere, in quanto si puo' inserire durante il processo di importazione).

Questi campi sono importanti al fine dell'importazione ed e' quindi necessario che il file li contenga. Mentre il telefono ha un significato intuitivo, la ragione sociale indica il nome completo del cliente. In caso di un nominativo privato (es. Nome = "Mario'' e Cognome = "Rossi'') questi due dati dovranno essere uniti in un'unica dicitura "Mario Rossi'' e non saranno importati nel CRM come due dati distinti.

Per quanto riguarda il Portafoglio, si tratta di un valore che possiamo reperire nel CRM come gia' indicato sopra (Menu Tabelle, quindi Portafogli). Per agevolare lo start-up del CRM e' disponibile un portafoglio di default chiamato "Generico/Predefinito'' che puo' essere utilizzato per le prime importazioni.

Oltre ai campi sopra indicati, si possono ovviamente importare altri dati. Per ognuno di questi, occorrera' individuare il nome campo CRM che accogliera' il dato tramite la Struttura di Trasposizione. Una volta creata una struttura conforme, avviene l'importazione vera e propria, mediante un procedimento guidato.

Come indicato in precedenza, il file deve essere in formato CSV.

NOTA BENE: Il file NON deve mai essere aperto con Excel, altrimenti si rischia di perdere dati importanti come lo "zero" davanti ai numeri fissi. Per effettuare qualsiasi tipo di manipolazione il file va aperto ESCLUSIVAMENTE con il BLOCCO NOTE.

All'interno del file i dati saranno suddivisi dal segno ; (punto e virgola)
La prima riga in alto conterra' la struttura del file (ovvero e' una legenda dei campi contenuti).

Assicurarsi infine che il file CSV rispetti i seguenti vincoli:
Dalla seconda riga in poi devono esserci i valori da importare

  • I valori di tipo data devono essere nel formato dd/MM/yyyy
  • I valori di tipo ora devono essere nel formato H.mm
  • I valori di tipo boolean devono essere inseriti nel formato 0/1
  • I valori di testo non devono contenere il carattere separatore
  • I valori di tipo numerico, se decimali, devono avere il carattere , come separatore
  • I numeri di telefono internazionali devono avere 00 e non +
  • I campi associati a caratteristiche non possono avere caratteri , . ' " _ ( )
  • Non lasciare righe vuote
  • Il campo StatoCliente richiede un valore numerico, che si ricava dalla relativa tabella. Non deve essere scritta la dicitura, perche' il sistema non la riconosce.

Un corretto file di importazione puo' essere simile al seguente:
import_crm_esempio_file

Questo e' lo stesso file di esempio che si puo' reperire direttamente dal CRM, entrando in Anagrafiche / Importazione Anagrafiche da File. Nel riquadro in alto a destra, cliccare sul tasto presente al punto 1.

Dopo le opportune modifiche, il file e' pronto per essere caricato nel CRM.

Entrare nel CRM e selezionare, dal menu Anagrafiche CRM, quindi Importazione anagrafiche da file.

Apparira' una maschera simile alla seguente:
import_crm

Concetto di CAMPO CHIAVE nella Struttura di Trasposizione

E' importante capire ed assimilare il concetto fondamentale di campo "chiave''.
Si tratta di un valore che identifica un cliente in modo univoco da tutti gli altri. Se decidiamo che questo valore sia ad esempio il TEL1 (telefono principale), significa che per il CRM tutti i clienti che hanno lo stesso telefono sono lo stesso cliente. Proseguendo nell'importazione, in questo caso si puo' decidere se creare un'anagrafica per ogni "duplicato'' (scelta sconsigliata) oppure tenerne uno solo, evitando la creazione di schede doppie (CONSIGLIATO). Ovviamente come "chiave'' va indicato il campo piu' univoco che si ha a disposizione, come ad esempio il Codice Fiscale o la Partita Iva. In mancanza di questi si usa il telefono, oppure in casi straordinari, Ragione Sociale e Citta'.

Quando si crea la Struttura di Trasposizione, il CRM genera automaticamente una riga per ogni colonna inserita nel file e, quando possibile, la collega automaticamente al campo corretto. Questo succede quando due campi sono scritti in modo identico ai campi del CRM (es. RAGSOC  si collega a RAGSOC).
Con un po' di pratica verra' automatico nominare le colonne gia' con le intestazioni corrette; le piu' usate sono di solito comunque RAGSOC, PIVA, CODFISC, TEL1, citta'.
Quando l'applicativo non trova alcuna corrispondenza, collega il campo alla dicitura [CARATTERISTICA]. In questo caso e' possibile modificare manualmente la struttura usando il Campo tabella CRM, questo a meno che i campi non siano effettivamente delle caratteristiche (in questo caso non vanno modificate).

Ecco un esempio di struttura:

import_crm_struttura

E' possibile aggiungere campi associandoli al relativo campo CRM (tasto nuovo campo) e nel caso di caratteristiche e' possibile scegliere la tipologia: Testo, Numero, Intero, Data/Ora, Data, Ora, Booleano.

E' possibile selezionare le modalita' di importazione di ogni singolo campo e il valore predefinito nel caso il dato non sia presente. Il nome della struttura deve essere UNIVOCO (ogni struttura un nome diverso), non esageratamente complesso e senza caratteri speciali come . , ) ( / # @ [ ] § + - ^, ecc.

A questo punto premere per iniziare l'importazione e monitorarla tramite la seguente tabella:

import_crm_processi

Una volta completato l'importazione, verificare l'esito del processo:

  • Completato con successo ( )

oppure

  • Completato con errori ( ).

Se il processo e' stato completato con successo premere il pulsante e selezionare l'importazione effettiva (questo nel caso si sia scelta l'importazione con preview). Nel caso di anomalie, si puo' leggere il file di log premendo qui saranno riportati eventuali errori. Correggere quindi le anomalie riscontrate e ripetere l'importazione.